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Können für den Faxempfang mehrere E-Mail Adressen als Empfänger angegeben werden?

Ja, eingehende Faxe können an bis zu fünf hinterlegte E-Mail Adressen gleichzeitig weitergeleitet werden. An den Stellen, an denen Sie die E-Mail Adressen der Empfänger eintragen können, geben Sie einfach bis zu fünf E-Mail Adressen an und trennen diese jeweils durch ein Semikolon (;).

In welchen Dateiformaten werden Faxnachrichten zugestellt?

Sie können zwischen PDF (Portable Document Format) und TIFF (Tagged Image File Format) wählen.

Was bedeutet "Fax nach E-Mail-Versand löschen"?

Sie können selbst entscheiden, ob eingegangene Faxnachrichten gelöscht werden, nachdem sie Ihnen per E-Mail zugesendet wurden oder ob Ihnen diese Faxe zusätzlich in Ihrem ComDesk zur Verfügung stehen sollen. Diese archivierten Faxnachrichten finden Sie unter "Mein ComDesk" > "Dateien" > "Fax-Eingang".

Wie lange werden Faxnachrichten archiviert, bevor diese automatisch gelöscht werden?

Faxnachrichten, die älter als 12 Monate sind, werden von unseren Systemen automatisch gelöscht. Sollten Sie Ihre Faxnachrichten bereits nach einem kürzeren Zeitraum automatisch löschen lassen wollen, setzen Sie sich bitte mit unserem Support in Verbindung, damit wir dies für Sie einrichten können.

Das per Mail2Fax versandte Fax kommt beim Empfänger abgeschnitten an.

Überprüfen Sie bitte Ihr angehängtes Dokument, das Sie als Fax versenden möchten. Damit das Fax beim Empfänger immer richtig angezeigt wird, achten Sie bitte auf das korrekte Format beim Erstellen dieses Dokuments. Dokumente, die von den DIN-A4-Formaten abweichen, können unter Umständen nicht vollständig versendet werden.

Ist es möglich mit Mail2Fax mehrere Dateianhänge in einer E-Mail zu versenden?

Ja. In diesem Fall werden die angehängten Dateien alphabetisch sortiert und in dieser Reihenfolge als ein Fax versendet.

Was macht der QR-Code Reader?

Der QR-Code Reader erkennt bei eingehenden Faxen, ob ein oder mehrere QR-Codes (QR-Code bei Wikipedia) enthalten sind. Ist ein QR-Code enthalten, wird dieser automatisch ausgelesen und dessen Inhalt als Text in die Benachrichtigungs-E-Mail an Sie eingefügt.

Welche Vorteile habe ich durch den QR-Code Reader?

Durch die Verwendung des QR-Code Readers ist es möglich, zusätzliche Informationen zu eingehenden Faxen bereits vor dem Öffnen der Faxdatei zu erhalten und entsprechend (automatisch) zu reagieren.

So können beispielsweise automatische Regeln innerhalb des verwendeten E-Mail-Clients erstellt werden, die eingehende E-Mails mit Faxanhang abhängig von der in der E-Mail enthaltenen Schlüsselwörter selbständig in ausgewählte Unterordner verschieben.

Eine weitere Möglichkeit wäre beispielsweise ein automatisierter Arbeitsablauf für eingehende, von Ihren Kunden unterschriebene Angebote. So könnten Sie in jedes Ihrer versendeten Angebote einen entsprechenden QR-Code mit Angebotsnummer integrieren. Sendet Ihr Kunde das unterzeichnete Angebot per Fax an Sie zurück, wird die Angebotsnummer durch unsere Systeme in den Text der E-Mail an Sie eingefügt. Enthält die eingehende Benachrichtigungs-E-Mail eine Auftragsnummer, so könnte diese E-Mail manuell durch Sie oder automatisch durch eine E-Mail-Regel an die zuständigen Mitarbeiter zur Weiterverarbeitung gesendet werden.

Wie kann ich QR-Codes in meinen Schriftverkehr integrieren?

Es gibt eine Vielzahl kostenloser und kostenpflichtiger Angebote, Programme, Plug-Ins (z. B. für Microsoft Word) und Smartphone-Apps, mit denen Sie mit nur wenigen Klicks QR-Codes mit fast beliebigen Inhalten generieren können. Die so erzeugten QR-Codes können dann in die von Ihnen gewünschten Dokumente eingefügt werden.

Wie schütze ich meine eingehenden Faxe vor unbefugtem Zugriff?

In unserem ComDesk-Modul "Fax2Mail" haben Sie die Möglichkeit ein individuelles Passwort für eingehende PDF-Faxdateien anzulegen. Sobald Sie dieses Passwort angelegt haben, werden alle eingehenden Faxe, die wir im PDF-Format an Sie weiterleiten oder für Sie in ComDesk unter "Mein Comdesk" > "Dateien" > "Fax-Eingang" hinterlegen, automatisch mit diesem Passwort geschützt. Wenn Sie die PDF-Faxdatei öffnen möchten, werden Sie von dem Programm, in dem Sie die Datei öffnen möchten, zur Eingabe Ihres Passwortes aufgefordert.

Worauf muss ich bei der Verwendung des Passwortschutzes für meine Faxe achten?

1.) Bitte merken oder notieren Sie sich das von Ihnen gewählte Passwort! Es lässt sich nicht mehr wiederherstellen. Im Falle eines Verlustes, bzw. Vergessens Ihres Passwortes, könnten Sie die Dateien nicht mehr öffnen und/oder einsehen.

 

2.) Sie haben die Möglichkeit Ihr PDF-Passwort zu einem beliebigen Zeitpunkt zu ändern. Wichtig ist, dass dieses neue Passwort ausschließlich für alle zukünftig eingehenden Faxe gilt. Alle bis zu diesem Zeitpunkt eingegangenen Faxe, die noch mit einem anderen Passwort versehen waren, bleiben mit dem "alten" Passwort geschützt.

 

3.) Vor der produktiven Nutzung des PDF-Passwortschutzes empfehlen wir, dass Sie die Funktionsweise zunächst anhand eines geschützten Testfaxes proben und überprüfen, ob die von Ihnen verwendeten Programme zum Öffnen von PDF-Dateien die Eingabe eines Passwortes unterstützen. In unseren Tests konnten wir auf PC, Mac oder Smartphone in allen uns zur Verfügung stehenden Applikationen die passwortgeschützten Dateien öffnen. Dennoch empfehlen wir zunächst einen Test.

 

4.) Eingehende Faxe können ausschließlich unter Verwendung des (meistens ohnehin bevorzugten) PDF-Formates mit einem Passwortschutz versehen werden. Der Schutz von Dateien im TIFF-Format, welches wir ebenfalls anbieten, ist leider technisch nicht möglich und ist im Zusammenhang mit einem Passwortschutz daher in dem Modul nicht auswählbar.

Kann ich nachträglich den PDF-Passwortschutz eines Faxes entfernen?

Ja, das nachträgliche Entfernen des Passwortschutzes einer PDF-Datei ist möglich, z. B. wenn Sie die Datei ungeschützt an Dritte weitergeben möchten.

Dazu müssen Sie die PDF-Datei zunächst in einem geeigneten Programm öffnen und Ihr Passwort erfolgreich eingeben. Sobald Sie vollen Zugriff auf die Datei haben, haben Sie in der Regel die Möglichkeit, die PDF-Datei unverschlüsselt zu speichern oder zu exportieren.

 

 

Wie versende ich ein Fax über Ihr System?

Sie können papierlos Faxe über unser Modul "Mail2Fax" versenden. Verfassen Sie dafür einfach eine neue E-Mail und tragen die in dem Modul angezeigte E-Mail-Adresse als Empfänger-Adresse ein. Die Faxnummer des Empfängers tragen Sie bitte in die Betreffzeile ein der E-Mail ein. Der Inhalt des Faxes kann wahlweise in dem Textfeld der E-Mail verfasst oder als PDF angehangen werden. Bitte beachten Sie, dass bei einem PDF-Anhang nur der Inhalt der PDF-Datei übertragen wird und nicht der Inhalt des Textbereiches.

Ist es möglich, die Bestätigungs-E-Mail meines versandten Faxes in einer anderen Sprache zu erhalten?

Ja. In den Einstellungen Ihres Mail2Fax Modules haben Sie die Möglichkeit, die Sprache der Bestätigungs-E-Mail zu ändern. Sie können zwischen Deutsch und Englisch wählen.

Nach welchen Kriterien wird das Absenderprofil beim Mail2Fax gewählt, wenn mehrere Profile für den jeweiligen Absender zutreffen?

Falls Sie beispielsweise "@firma.de" und zusätzlich auch noch Ihre persönliche E-Mail-Adresse "name@firma.de" als Absenderprofil eingerichtet haben, dann stimmen bei dem Senden eines Faxes von Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse beide Absenderprofile überein. In solch einem Falle verwenden wir immer das persönliche Absenderprofil. Dieses macht z. B. dann Sinn, wenn Sie unterschiedliche Kopfzeilen für Ihre Faxe verwenden möchten.

Kann bei dem Versenden eines Faxes über das Mail2Fax Modul eine Rufnummer übermittelt werden?

Ja. Sie haben optional die Möglichkeit eine bei uns geschaltete Rufnummer zu übermitteln.

Werden Faxe mit einer inopla Werbung versehen?

Nein. Ihre versendeten oder auch empfangenen Faxe werden von uns nicht verändert oder mit Werbung versehen.

Wie kann ich nachvollziehen bzw. kontrollieren, wie viele Faxe über meine Mail2Fax-Adresse versendet wurden?

Sie finden unter "Mein ComDesk > Dateien > Fax-Ausgang" sämtliche Fax-Nachrichten, die über Ihre Adresse versendet wurden. Wenn Sie möchten, können Sie die Anzeige der versendeten Faxe über den Filter zeitlich eingrenzen.

   
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