Bleibt das Fax-Gerät für deutsche Handwerksbetriebe ein Muss?

Rund jeder vierte deutsche Handwerksbetrieb nutzt noch ein Fax-Gerät. Wir erklären, warum das Gerät trotz Digitalisierung aktuell noch unverzichtbar bleibt und wie die Zukunft für deutsche Handwerksbetriebe aussehen kann.

25% der Handwerksbetriebe faxen noch

Laut einer aktuellen Umfrage des Bitkom-Verbandes kommunizieren erstaunliche 25% der Handwerksbetriebe in Deutschland weiterhin per Fax. Trotz einer wachsenden Anzahl digitaler Tools bleibt das Fax für viele Unternehmen fester Bestandteil der täglichen Kommunikation. Der Praxisalltag zeigt, dass es für viele Handwerksbetriebe nach wie vor unverzichtbare Anwendungsfälle gibt, bei denen das Fax als „Brücke zwischen digital und analog“ unverzichtbar ist. Insbesondere im Umgang mit Behörden, bei sensiblen Daten oder in öffentlichen Ausschreibungen.

Kommunikation mit Behörden: Ohne Fax geht es oft nicht

In Handwerksbetrieben bleibt das Fax-Gerät oft vor allem durch Anforderungen der Behörden noch sehr relevant. Bei der öffentlichen Auftragsvergabe erwarten viele staatliche Stellen nach wie vor den Austausch wichtiger Dokumente per Fax. Einige Behörden, wie z.B. die Bundesnetzagentur, sind für bestimmte Vorgänge ausschließlich auf diesem Weg erreichbar. Auch für Notfälle oder als redundanter Kommunikationskanal im Krisenfall behält das Fax seine Bedeutung bei.

Datenschutz: Das Fax als Brücke zur DSGVO-Konformität

Ein weiterer wichtiger Grund, warum das Fax-Gerät für viele Handwerksbetriebe unverzichtbar bleibt, ist die Datenschutzkonformität. Gerade im Austausch mit Arztpraxen oder bei der Übermittlung sensibler Daten ist das Fax oft ein geforderter Standard. Viele Unternehmen vertrauen auf die Übermittlungsbestätigung und die juristische Sicherheit, die ein Fax gegenüber einer einfachen E-Mail bietet. Das Fax gilt in bestimmten Fällen als rechtssicherer Kommunikationsweg für vertrauliche oder signierte Dokumente, wie zum Beispiel in der Justiz oder im Gesundheitswesen.

Der Zwang zum Papier für Handwerksbetriebe

Die Bitkom-Studie beleuchtet die Problemstellung pointiert: 63% der Handwerksbetriebe bemängeln die Digitalisierung von Behörden und Verwaltung. Betriebe, die öffentliche Aufträge wollen oder sensible Kundendaten zuverlässig und konform versenden müssen, kommen um das Fax nicht herum. Dieser Umstand zwingt die Unternehmen, mit einer Technologie zu arbeiten, die dem restlichen digitalen Workflow zunehmend im Weg steht. Damit verbunden sind z.B. Nachteile wie die umständliche Archivierung papierbasierter Faxe oder die eingeschränkte Erreichbarkeit unterwegs.

Kann das klassische Fax ersetzt werden?

Es gibt moderne Systeme, wie z.B. die Fax2Mail-Technologie, mit der sich Handwerksbetriebe moderner aufstellen und trotzdem den Anforderungen von Behörden und Kunden gerecht werden können. Die Fax2Mail-Funktion von inopla bildet zum Beispiel alle klassischen Fax-Vorteile digital ab:

• Klassische Faxe lassen sich direkt als E-Mails empfangen und versenden, ganz ohne Papier.
• Der Empfang ist ortsunabhängig sowohl am Computer als auch von unterwegs am Smartphone möglich.
• Archivierung und Weiterleitung erfolgen digital und automatisiert, der Medienbruch entfällt.

So behalten Handwerksbetriebe die Möglichkeit bei, mit Behörden und anderen Unternehmen rechtssicher zu kommunizieren, ohne die Effizienzverluste klassischer Faxgeräte in Kauf nehmen zu müssen. Besonders für Handwerksbetriebe, die sich digitalisieren und zugleich die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber erfüllen wollen, bietet die Fax2Mail-Funktion von inopla einen echten Mehrwert.

Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil bietet viele Chancen

Mit den richtigen Systemen und der richtigen Software schafft das Handwerk nicht nur mehr Effizienz, sondern auch ein modernes Arbeitsumfeld:

• Zeitsparende Abläufe: Angebote, Rechnungen oder Faxe landen direkt digital im Postfach.
• Flexibilität: Mitarbeiter können Dokumente, Nachrichten oder Anfragen bequem unterwegs bearbeiten.
• Attraktivität für junge Bewerber: Wer mit Cloud-Lösungen arbeitet, signalisiert Innovationskraft und Modernität.
• Verbesserte Kundenkommunikation: Anfragen können schneller und professioneller beantwortet werden, was nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Kunden erfreut.

Fazit: Das Fax bleibt, es wird nur digital.

Solange Behörden und Datenschutzanforderungen das Fax verlangen, bleibt es für spezifische Anwendungsfälle im deutschen Handwerk unverzichtbar. Die Integration digitaler Lösungen wie Fax2Mail erlaubt es jedoch, die Kommunikation zu modernisieren und den Schritt ins digitale Zeitalter zu gehen, ganz ohne Papierstapel und veraltete Hardware. So verbinden Handwerksbetriebe Pflicht und Fortschritt optimal und sind bestens für die Zukunft gerüstet.

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Digitale Lösungen wie Fax2Mail und die Cloud-Telefonanlage von inopla sind einfach anzuwenden, sofort einsatzbereit und schaffen vom ersten Tag mehr Zeit für Ihre eigentlich wichtigen Aufgaben.

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